Veja as melhores ferramentas de gestão de tempo

Com tantos compromissos, obrigações e atividades, a frase “não tenho tempo” tornou-se muito comum na rotina de muitos profissionais, além de ser uma das desculpas mais usadas para recusar convites e postergar certas obrigações. Contando as responsabilidades do trabalho, pessoais e até dos estudos, parece que as 24 horas de um dia são insuficientes para dar conta de tudo.

Para organizar suas responsabilidades e ter maior controle sobre suas atividades, as ferramentas de gestão de tempo são boas aliadas. A seguir, listaremos as principais e explicaremos como usá-las da melhor forma para otimizar seus resultados. Confira!

O que é gestão do tempo?

Trata-se de uma metodologia que auxilia na organização e no planejamento da rotina. É um processo de elaboração de um plano e execução do controle consciente do tempo e das atividades, ou seja, é saber organizar o tempo disponível de forma que os esforços sejam mais eficientes, e a divisão do período seja mais conveniente.

É importante ter em mente que realizar a gestão de tempo não é sinônimo de trabalho em dobro, mas de aproveitar a sua disponibilidade e obter um bom desempenho em todas as etapas do seu dia. Sendo assim, com o método, as atividades serão executadas no menor espaço de tempo, elevando a produtividade e alcançando os melhores resultados.

Vale destacar que algumas ferramentas oferecem o suporte necessário durante essa fase, mas falaremos sobre elas um pouco mais adiante.

Por que é preciso fazer a gestão do tempo?

De modo geral, gerir o tempo é uma forma garantir a realização de todas as tarefas previstas. Por meio dessa técnica, é possível identificar quais atividades demandam mais tempo para serem feitas e quais são desenvolvidas com mais eficiência, equilibrando os procedimentos e priorizando o que é indispensável.

Além disso, quem administra bem o tempo produz mais e garante outros diversos benefícios. Veja as principais vantagens a seguir e saiba a verdadeira importância de investir nessa prática.

Aumenta a produtividade

Muitas vezes, uma atividade pode levar o dia todo. Em alguns casos, elas até precisavam dessa atenção. Mas há outros em que você chegou a essa situação porque não tinha ideia de outros compromissos ou se distraiu demais.

Com a gestão de tempo, você se propõe a realizar uma atividade dentro de um prazo e se esforça para segui-lo. Isso garante uma boa dose de produtividade, que aumenta à medida que sua mente entende a prática como um hábito.

Ajuda na organização

Com as ferramentas de gestão de tempo, você enxerga melhor como funcionam os seus dias em vez de apenas deixá-los passar. Com isso, modifica o que não está dando certo e encaixa as atividades que aparecerem no caminho. Essa é uma organização que levará, inclusive, para outros cenários de sua vida pessoal e profissional.

Mantém a motivação

Quando o tempo parece apertado a semana toda, e você não vê saída para organizar suas tarefas, a desmotivação se torna uma consequência natural. A gestão entra em cena para mostrar que conciliar essas atividades é possível, tornando o desafio mais positivo de se vencer.

Reduz a ansiedade

Quando não há organização dos horários e distribuição das atividades da melhor forma, ou quando a procrastinação se torna um hábito, a saúde da pessoa começa a ficar prejudicada tanto quanto seu desempenho.

A ansiedade é uma das principais condições que afetam o desempenho das atividades. Por isso, construir e seguir uma metodologia faz com que você se sinta menos estressado, reduzindo, consequentemente, problemas desse tipo.

Possibilita o alcance dos objetivos

É evidente, portanto, que a gestão inteligente do tempo possibilita o alcance de metas e objetivos pessoais ou profissionais em um período mais curto e com mais eficiência. Com o propósito em dia, é possível melhorar sua imagem no ambiente corporativo e, ainda, fortalecer sua credibilidade, suas habilidades e seu engajamento tanto pessoal quanto profissional.

Quais as 7 melhores ferramentas de gestão do tempo?

Sem mais delongas, vamos às opções de ferramentas para uma gestão eficiente!

1. Todoist

E se você pudesse fazer uma lista com todas as tarefas do dia para não deixar nenhuma de fora, dedicando a atenção que elas merecem? Para isso, existe o Todoist. Em grandes projetos, há a possibilidade de dividi-lo em atividades menores, avaliando o cumprimento ou não das metas e o seu desempenho.

2. Trello

O Trello é uma plataforma que utiliza a metodologia do Kanban para ajudar a gerenciar seu tempo. Nele, você lista todas as atividades, coloca prazos, cria lembretes, insere imagens ou arquivos de apoio e até faz comentários. É possível organizar as colunas entre as tarefas em andamento, finalizadas e assim por diante. Uma das vantagens é trabalhar tanto sozinho quanto em equipe com essa ferramenta.

3. Google Keep

Há quem tenha abandonado o papel há tempos pelas facilidades encontradas digitalmente. O Google Keep é um substituto dos post-its para aqueles momentos em que você precisa fazer anotações. Em vez de gastar bons minutos procurando alguma folha ou anotar em qualquer lugar, correndo risco de perder, basta digitar, fixar onde quiser, atribuir cores e até criar notificações.

4. Rescue time

Para acabar com a procrastinação em páginas da web, nas redes sociais e em outros aplicativos, o Rescue Time surge como um grande aliado. Isso porque monitora o tempo que você passa em cada uma delas, oferecendo um relatório completo. Com ele em mãos, é possível eliminar mais facilmente as distrações e, assim, ter aumento da produtividade.

5. Método GTD

A metodologia GTD (Getting Things Done) consiste em 5 etapas básicas que devem ser adotadas na sua rotina com o objetivo de priorizar o planejamento das tarefas e se tornar mais produtivo e resiliente. São elas:

• coleta: listar todas as obrigações e afazeres a serem realizados;
• processamento: analisar todas as tarefas e avaliar quais demandas exigem uma ação imediata;
• organização: organizar as tarefas e definir o prazo de conclusão conforme a prioridade e as métricas estabelecidas;
• execução: cumprir as atividades previstas, executando sem interrupções para obter o melhor resultado;
• revisão: rever as estratégias adotadas e aperfeiçoar os processos quando necessário.

6. Evernote

O Evernote é um aplicativo voltado para aumentar o foco e o rendimento dos usuários por meio do gerenciamento de projetos para organizar seu trabalho. Ele funciona basicamente como um bloco de notas em que você registra atividades em andamento, checklists e lembretes e até mesmo digitaliza documentos.

A principal vantagem é encontrar qualquer conteúdo em apenas alguns segundos em vez de folhear cadernos e blocos de notas físicos em busca do que precisa.

7. Toggl

O Toggl permite o monitoramento do tempo e o rastreamento de serviços de relatórios por meio do site e de aplicativos móveis. Além disso, é possível dividir as horas por projetos e clientes e avaliar suas horas conforme as tarefas a que se dedicou.

Desse modo, além de ter uma perspectiva mais visível do tempo que cada atividade leva efetivamente para ser concluída, você monitora o rendimento e quantifica os resultados do trabalho.

Como você viu, as ferramentas de gestão de tempo ajudam bastante em sua rotina. Mas lembre-se de que adquirir bons hábitos também é essencial para obter sucesso nessa missão. Por isso, deixe de lado a procrastinação e as distrações enquanto estiver se dedicando aos estudos ou ao trabalho. Aproveite melhor cada minuto para potencializar a sua bagagem de conhecimentos.

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