Gerenciamento das aquisições: descubra como fazer certo esses processos!

O gerenciamento das aquisições é uma das áreas do conhecimento mais utilizadas dentro das empresas para fazer a gestão de projetos e também devido ao crescente aumento da terceirização de serviços. Ela inclui os processos necessários para adquirir serviços ou produtos externos ao time do projeto.

O gerenciamento de aquisições entra em ação como um método que faz com que o gestor consiga permanecer nos objetivos do programa, além de atuar na minimização de impactos relevantes para cumprir o planejamento. Porém, surgem muitas dúvidas acerca da aplicação do gerenciamento das aquisições da forma correta.

Pensando nisso, mostraremos o passo a passo para você conseguir aplicar em sua empresa. Confira!

O que é o gerenciamento de aquisições?

O gerenciamento de aquisições refere-se a um tipo de gestão que objetiva construir e manter as relações entre fornecedor e cliente. Nesse cenário, trata-se de um relacionamento comercial equilibrado e mais sólido, a fim de que se tenha sucesso no projeto escalável.

A gestão das aquisições trata de uma das áreas de conhecimento mais importantes nas organizações, devido ao frequente aumento da terceirização de serviços. Tal gestão abrange os procedimentos exigidos para fazer a compra ou aquisição de produtos, serviços ou resultados externos.

Como fazer o gerenciamento de aquisições?

Para realizar o gerenciamento de aquisições, siga o passo a passo abaixo!

1. Planeje o gerenciamento de aquisições

Neste primeiro momento, é preciso documentar todas as decisões de compra do projeto, caracterizar a abordagem que será utilizada na execução das aquisições e saber especificar os vendedores em potencial, que possam suprir as demandas existentes. Ou seja, o planejamento desse tipo de gestão consiste em saber exatamente o que será e como será adquirido.

A fim de conseguir responder a esses questionamentos, será necessário:

• receber e analisar propostas;
• indicar a lista de vendedores qualificados;
• fazer a divulgação da oportunidade de contratação;
• ter uma estimativa de custos geral, a fim de definir o orçamento;
• dar detalhes das peculiaridades que serão exigidas da solução a ser contratada.

2. Conduza as aquisições

Depois de analisar as propostas recebidas, é necessário escolher um fornecedor que supra as demandas e determinar uma parceria. Conforme as peculiaridades do projeto, torna-se possível contar com mais de um fornecedor, de acordo com a sua estratégia. Às vezes, é preciso fazer essa mudança devido a questões de segurança ou técnicas. Nessa fase, o objetivo é fechar um acordo formalizado em um contrato.

É importante que o documento inclua:

• relatórios sobre o desempenho;
• penalidades e incentivos;
• termos e condições gerais;
• preços e condições de pagamento;
• garantia e suporte ao produto;
• seguros e obrigações de realização;
• tratamento de solicitações de mudança;
• critérios de qualidade, inspeção e aceitação;
• aprovações de subcontratados e subordinados;
• caracterização do trabalho das aquisições ou principais entregas;
• cronograma, marcos ou data até a qual é solicitado um cronograma;
• cláusula de rescisão e mecanismos como forma alternativa de solucionar disputas.

3. Controle as aquisições

A próxima etapa é controlar a performance de cada um dos fornecedores em relação ao que foi determinado no contrato firmado entre vocês. Caso ocorra a quebra do acordo ou após as entregas serem feitas e aprovadas, o contrato deve ser finalizado e arquivado.

É possível fazer esse controle da seguinte forma:

• coletando dados e registros de gerenciamento do projeto;
• refinando planos e cronogramas de aquisições;
• coletando, analisando e reportando dados do projeto ligados a aquisições e preparação de relatórios periódicos para a empresa;
• monitoramento do ambiente de aquisições, para que ajustes possam ser realizados;
• pagamento das faturas.

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