Project Management Office: entenda tudo sobre o PMO

Você sabe o que é o Project Management Office? Chegou a hora de saber como o departamento pode ser muito útil nos projetos da empresa. Com ele, é possível acompanhar mais de perto a efetividade e a execução dos projetos empresariais.

Neste texto, você entenderá o que é PMO e sua finalidade na empresa. Ao final, saberá como a transformação digital interage com o departamento. Quer fazer sua empresa crescer? Então, aprenda agora mesmo como o PMO pode ajudar. Boa leitura!

O que é Project Management Office?

Project Management Office (PMO) é um departamento que tem como responsabilidade definir e zelar pela manutenção dos padrões de gerenciamento de projetos empresariais. O objetivo é fazer com que o controle e a realização das propostas da organização sejam otimizados.

Com a competitividade entre as empresas, os executivos passaram a compreender melhor o valor que há no PMO. Mesmo quando ainda não conseguem implementar o programa, os gestores pensam em formas para que ele seja adotado no menor tempo possível.

Qual é a finalidade do PMO em uma empresa?

É comum nas empresas que os projetos não consigam atingir algumas das variáveis, como escopo, custo e tempo. O PMO tem justamente como atribuição trabalhar para que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e dos custos previstos.

Os PMOs também têm outras responsabilidades além de tomar conta da definição de processos e metodologias. Entre as principais funções do Project Management Office estão:

• monitoramento de relatórios sobre portfólios e projetos;
• repasse do progresso;
• gerenciamento de cronograma;
• gerenciamento de recursos e de risco;
• definição de metodologias;
• desenvolvimento de melhorias nos processos;
• determinação de métricas;
• distribuição de informações.

Com o PMO, é possível estabelecer as metodologias que serão usadas na gestão de projetos e capacitar os gestores para eles conseguirem aplicá-las. Existem, basicamente, três tipos de metodologias:

• clássica: aplica um ciclo preditivo, no qual se procura antecipar o trabalho, com muitos detalhes especificando o projeto. É indicada quando já se conhece bem os escopos do projeto e do produto (método cascata, por exemplo);
• ágil: emprega um ciclo de vida adaptativo, em que se detalha de forma progressiva o escopo à medida em que mais informações sobre o projeto são coletadas. É recomendada para ambientes em que as condições se alteram frequentemente (por exemplo, método Scrum);
• híbrida: é uma fusão de tipos de metodologias, ou seja, são adotadas técnicas tanto da gestão ágil quanto da clássica, conforme as necessidades.

Quais são os tipos de PMO?

É possível dividir o PMO em três. Veja a seguir.

1. PMO Corporativo

Também chamado de PMO Estratégico ou PMSO, ele é responsável por definir os padrões de gestão da corporação, ou seja, está relacionado a todos os projetos da empresa. Nesse sentido, tem conexão mais forte com os objetivos estratégicos.

O Project Management Office Corporativo gerencia o portfólio, além de sinalizar e indicar os projetos para os executivos. Sempre que envolve tarefas associadas à reunião de todos os projetos prioritários, ele pode ser chamado de EPMO (Enterprise Portfólio Management Office).

2. PMO Departamental

Também conhecido como PMO Tático ou PMO Organizacional, define os padrões de uma área, um departamento, uma diretoria ou uma unidade da organização, como a área de TI.

O PMO Departamental destina-se a apoiar projetos simultâneos que acontecem dentro de determinada parte da empresa. Ele se encarrega de desenvolver e implantar metodologias, e dar prioridade a projetos internos e aos gerentes de projetos de cada departamento.

3. PMO para fins específicos ou especiais

Nesse caso, os objetivos são bem específicos e costumam ter um tempo de funcionamento programado. Em tais situações, o PMO pode ser chamado de Operacional, Autônomo ou Programa-Projeto. É aplicado em projetos com um nível tão elevado de importância e complexidade que requerem a elaboração de padrões específicos.

O escritório de projetos se mantém separado das operações da organização. Os conhecimentos e a experiência do gerente de projetos, bem como uma equipe mais madura, ajudam a alcançar o sucesso do projeto.

Classificação quanto às atribuições, autoridade, responsabilidades e funções

Nesse caso, também há três tipos de projetos.

1. PMO de Suporte

Trata-se de um PMO com características mais consultivas, destinadas ao coaching. A função mais importante é passar recomendações aos gestores de projetos que integram a empresa, mostrando as vantagens e as desvantagens de cada técnica e modelo, dando sugestões sobre o caminho ideal a seguir.

O PMO de Suporte ainda organiza os documentos dos projetos e assegura que as informações dos projetos anteriores sejam usadas como lições em futuros projetos.

2. PMO de Controle

Consiste em um escritório que apoia os gerentes de projetos e verifica a conformidade deles. Para se certificar de que os gerentes estão cumprindo modelos e aplicando ferramentas determinadas pela empresa, o PMO de Controle realiza auditorias de processos, que ajudam a revisar processos, atando possíveis pontas soltas.

A padronização e a uniformidade dos projetos permitem uma melhor mensuração da qualidade com que eles estão sendo feitos.

3. PMO Diretivo

Nesse caso, o escritório de projetos oferece um grau mais alto de controle. Ele direciona os recursos da empresa para o projeto. O PMO Diretivo seleciona os gerentes que vão atuar em cada projeto e quanto pode ser investido em cada um.

É um centro de excelência de gestão de projetos e também dá recomendações, dissemina os métodos de gestão de projetos e efetiva as auditorias dos processos.

Quais são as vantagens em aplicar o PMO?

As principais vantagens que podem ser obtidas com o PMO são:

• melhora na performance;
• possibilidade de aumentar o sucesso dos projetos;
• criação de produtos de qualidade elevada;
• mais foco;
• colaboradores mais qualificados;
• processos aprimorados.

Qual é a relação entre PMO e transformação digital?

A transformação digital de uma empresa não significa apenas fazer um site ou ter perfis em redes sociais. Diferentemente disso, é necessário ter um projeto para que a empresa pense de modo distinto e adote as principais estratégias digitais. Tudo isso para ter visibilidade e dados para o processo de decisões quanto ao oferecimento de novos produtos e serviços, atendendo aos consumidores da forma que eles esperam.

Para que isso aconteça, é essencial que o projeto empresarial seja acompanhado de perto — é aí que entram os KPIs para gestão. Assim, a empresa pode se certificar de que as ações planejadas não serão paradas no meio do caminho ou que os custos de implementação não aumentarão. Além disso, é fundamental que as mudanças aconteçam no menor tempo possível, de maneira que a instituição não perca espaço no mercado.

Quais são as competências de um gestor de projetos?

Por trás de um Project Management Office, existe um bom gestor. Ele desempenha um importante papel para conduzir iniciativas, e, por esse motivo, as empresas vêm procurando cada vez mais esse profissional. Ele se responsabiliza por algumas funções, sendo suas principais competências as citadas abaixo.

Comunicação

A comunicação é fundamental para o gerenciamento de projetos, que deve orientar a elaboração do projeto durante o seu ciclo de vida. Aproximadamente 90% do tempo do gestor está relacionado à comunicação durante a efetivação de uma iniciativa. É necessária uma boa comunicação para conseguir transmitir mensagens que viabilizem o entendimento do projeto.

É indispensável o cuidado com as palavras, definindo assim a melhor forma de se comunicar com cada parte envolvida no projeto. São os feedbacks personalizados. Um gestor de projetos que se comunica com eficiência é aquele compreendido com facilidade por todos, pois tem conhecimento das melhores técnicas de comunicação, visando alcançar públicos diferentes.

Planejamento

O gestor também deve planejar, estabelecendo o escopo do projeto, gerenciando-o, elaborando os requerimentos e desenvolvendo uma estrutura de análise e as linhas de base do projeto. O planejamento assegura que o PMO incluirá todas as etapas necessárias para ser concluído com sucesso.

Mensuração dos resultados

Depois de implementar sistemas de gestão de qualidade para garantir que os resultados estejam dentro dos padrões legais e estabelecidos, é fundamental acompanhar e monitorar a qualidade, determinando métricas e indicadores para os resultados. Entre os principais KPIs usados na gestão de projetos, podemos destacar:

• recursos: monitoramento e análise dos recursos e custos que serão investidos na execução do projeto;
• deadline: mostra se os prazos estão sendo respeitados pela equipe e ajuda a corrigir falhas nesse sentido, implementando melhorias;
• produtividade: controla o prazo de entrega entre uma e outra etapa, assegurando que tudo esteja conforme o escopo planejado;
• valor agregado: mensura o valor adicionado ao projeto no final de cada etapa (considerando, em especial, a taxa de ROI);
• maturidade do projeto: alguns indicativos confirmam o nível de maturidade do projeto, como a taxa de rotatividade dos funcionários, o índice de projetos que tiveram sucesso, o número de profissionais capacitados e envolvidos no projeto e a quantidade de valor agregado à empresa;
• qualidade: avalia a qualidade dos processos que já foram efetivados e dos que estão sendo feitos.

Coordenação de atividades

Outra função do gestor de projetos é coordenar as atividades das equipes. Ele define quem se responsabilizará pelas etapas, quais são as competências esperadas para cada cargo. Também cuida do desenvolvimento dessas habilidades e acompanha todas as operações dos profissionais durante a execução do projeto, confirmando que estão sendo realizadas corretamente, sempre respeitando o planejado, as normas de segurança e de qualidade e fazendo correções ou mudanças conforme as necessidades.

Como se tornar um gerente de projetos?

Tudo pode ser aprendido! Claro que existem pessoas que já nascem com algumas habilidades, mas ainda assim é preciso desenvolvê-las, saber usá-las. E há competências que podem ser desenvolvidas por meio de aprendizado e prática. Para se tornar um gestor de PMO, o ideal é fazer cursos voltados para a área.

Há diversas opções para o administrador que deseja se especializar em Project Management Office, principalmente os cursos a distância, que poupam tempo e dinheiro e oferecem maior flexibilidade de horários e comodidade ao estudante.

Os cursos livres de gerente de projetos, por exemplo, proporcionam conteúdo de boa qualidade. O importante é optar por uma boa instituição de ensino, com boa reputação. Os cursos são rápidos (em média, dois meses) e fornecem certificação digital após a conclusão.

Quais são as diferenças entre PMO e gerente de projetos?

As atribuições de um PMO são:

• a coordenação de esforços para que as estratégias sejam alcançadas;
• a melhoria dos recursos compartilhados entre todos os projetos da empresa;
• a disponibilização de informações a respeito dos projetos sob seu controle;
• o suporte metodológico aos gerentes de projetos.

As atribuições de um gerente de projetos envolvem:

• a coordenação de esforços para alcançar determinados objetivos do projeto;
• o controle de recursos do projeto;
• o repasse de informações às partes interessadas sobre a performance do projeto.

Em algumas organizações, o PMO é formado somente por uma pessoa, mas geralmente consiste em um departamento que pode ou não ter sala fixa.

O Project Management Office é muito importante para que os projetos sejam executados da forma esperada. No contexto da transformação digital, o PMO se torna ainda mais importante para que a empresa consiga crescer no mercado do modo desejado, junto a outros métodos, como o PMBOK.

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