Como reduzir custos da empresa na sua gestão? Confira as dicas

Baixar custos na empresa é uma medida fundamental para controlar as finanças e manter o crescimento sustentável. Com as contas em dia, é possível aumentar a reserva e investir em melhorias na infraestrutura, especialmente em tecnologia, ou na capacitação contínua dos colaboradores.

Para isso acontecer, é preciso ter uma gestão estratégica de negócios que permita ao líder tomar decisões acertadas e otimizar a produção e a receita. No entanto, como fazer isso sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços? É o que abordamos a seguir. Venha conosco!

Afinal, o que é considerado custo na empresa?

Custos e despesas são conceitos distintos, mas que são erroneamente usados como sinônimos. Por isso, é preciso entender a diferença de ambos. Enquanto o segundo se refere aos gastos necessários para o bom funcionamento da empresa, o primeiro está relacionado à entrega de seus bens e produtos finais.

Fica assim:

• despesas — salários, propaganda e marketing, entre outros;
• custos — aquisição ou produção de mercadorias, mão de obra, matéria-prima, energia elétrica, água, depreciação de máquinas, impostos e demais.

Os custos ainda se dividem entre:

• fixos — não dependem da quantidade produzida pela companhia;
• variáveis — oscilam conforme a produção.

Como reduzir custos da empresa sem prejudicar o crescimento?

Um grande desafio da gestão financeira é saber como diminuir os custos sem prejudicar o desenvolvimento do negócio. Ressaltamos que manter a qualidade de seus produtos e serviços deve ser uma prioridade sempre. Então, o que fazer? Acompanhe a resposta nos próximos tópicos.

Avalie o regime tributário

Pequenas e médias empresas, principalmente nos primeiros anos de atuação, não sabem muito bem em qual regime tributário se enquadrar e optam pelo Simples Nacional. No entanto, nem sempre essa é a melhor escolha para o negócio, pois pode prejudicar as finanças mais adiante e resultar em complicações com o Fisco.

Com o auxílio de um contador, o gestor pode verificar qual tributação é mais indicada ao volume da empresa, já que cada uma tem deduções e alíquotas próprias. A economia pode ser empregada em melhorias.

Negocie com fornecedores

A relação com fornecedores deve ser constantemente avaliada. É ideal comparar o custo-benefício com outros disponíveis no mercado. Assim, é possível saber se a parceria continua sendo benéfica para a empresa. Caso contrário, é melhor repensar o acordo.

Alguns exemplos de fornecedores são:

• serviço de internet;
• serviço de telefonia;
• fornecedores de matéria-prima.

Outra solução é manter a qualidade e a confiança dos fornecedores que a organização já tem e renegociar os preços do serviço, melhorando sua margem de lucro. Buscar alternativas de mais parceiros e ter sempre o contato deles em mão também é interessante para evitar imprevistos e contratempos.

Invista em medidas sustentáveis

O consumo descontrolado e o mau uso de materiais, além do desperdício, são gargalos preocupantes nas empresas. Entretanto, medidas simples podem resolver esse problema sem afetar a produção e, o melhor de tudo, reduzindo os custos. É verdade que a empresa precisará de um investimento inicial, mas os benefícios serão recompensados brevemente.

Trocar copos descartáveis por canecas personalizadas motiva o consumo consciente e reduz gastos, pois cada funcionário terá a sua própria. Medidas sustentáveis como trocar as lâmpadas por LED e colocar sensores de presença nos banheiros e corredores diminuem a conta de luz. Torneiras de pressão também ajudam a economizar água.

Automatize processos

A sobrecarga de tarefas e a ineficiência das atividades são problemas que devem ser resolvidos para aumentar a produtividade. Isso significa que trabalhadores eficazes dispensam mais horas extras ou retrabalhos. Consequentemente, há uma redução na conta de energia elétrica e outros elementos na empresa.

Pensando nisso, faça da tecnologia uma aliada do seu negócio. Automatizar processos permite não apenas otimizar a autogestão, mas também economizar papel e tinta de impressora, por exemplo.

Contar com programas que organizem essas atividades de forma automatizada deixará tudo mais dinâmico, rápido e simples. Assim, sua equipe terá mais tempo para focar no que é realmente essencial. A empresa pode optar por:

• ERP;
• controle de ponto;
• sistemas de gestão;
• gestão eletrônica de documentos;
• aplicativos para gerenciamento financeiro;
• plataformas de gerenciamento de finanças.

Adote o home office

Verifique quais profissionais podem realizar suas atividades de casa e adote esse novo modelo de trabalho. Sua empresa pode reduzir os custos com infraestrutura, podendo, por exemplo, alugar um espaço menor para a empresa, além de diminuir gastos com energia elétrica, transporte dos colaboradores, limpeza e refeições, o que vai impactar positivamente nas finanças.

É uma maneira de também oferecer mais qualidade de vida a sua equipe, que não precisa gastar horas com deslocamentos e pode ficar mais tempo com a família.

A única precaução é contar com uma infraestrutura tecnológica adequada para garantir um bom fluxo de trabalho entre os profissionais e qualidade na comunicação, como no caso das reuniões por videochamada.

Repense serviços com baixa procura

Faça uma avaliação de todo o seu portfólio de produtos e serviços e reflita se vale mesmo a pena insistir com aqueles de baixa procura. Muitas vezes, você pode direcionar colaboradores e tecnologias para itens que são o carro-chefe, aumentando sua produção e garantindo um aumento de vendas.

Aposte na terceirização

Contar com os serviços de empresas externas pode ser a solução para reduzir gastos com a seleção, contratação e treinamento de pessoal. Verifique em quais áreas é possível terceirizar e descubra como essa pode ser uma boa alternativa para baixar custos na empresa.

Quais erros devem ser evitados?

Reduzir custos na empresa é um processo que é preciso ser feito com muita análise. Tomar decisões precipitadas pode trazer prejuízos a longo prazo, então cuidado para não cometer os erros a seguir.

Diminuir o número de colaboradores

Reduzir o quadro de pessoal pode gerar insatisfação nos colaboradores que ficaram e ainda gerar gastos elevados com rescisões contratuais. Sem contar que você pode desperdiçar talentos, comprometendo seus resultados.

Além disso, tenha em mente que é preciso uma equipe completa para ter uma produtividade alta e continuar entregando um trabalho de qualidade.

A dica é envolver seus colaboradores em campanhas para a redução de gastos, como eliminar o uso de copos descartáveis ou reduzir a impressão de papéis ou os telefonemas interurbanos, preferindo o uso de e-mails ou aplicativo de mensagens para se comunicar com clientes e fornecedores.

Comprometer a qualidade de produtos ou serviços

Reduzir custos com matérias-primas ou para simplificar processos pode ser desastroso caso afete diretamente a qualidade de seus produtos ou serviços. Isso vai impactar na satisfação dos clientes atuais e reduzir a chance de conquistar um novo público, pois seu negócio deixa ter um diferencial.

O importante é buscar soluções inovadoras que consigam diminuir os custos de produção sem afetar nas características daquilo que você oferece ao mercado.

Tirar benefícios da equipe

Por último, esse é um ponto delicado, pois, para manter uma boa produtividade, é preciso que os colaboradores estejam engajados e satisfeitos. Será que cortar benefícios é a solução?

No caso do convênio médico, por exemplo, pode ser importante para garantir a tranquilidade do profissional e até um incentivo para ele realizar programas preventivos de saúde, o que pode evitar faltas e afastamentos por conta de alguma doença ou outros problemas.

Baixar custos na empresa é importante para manter o crescimento saudável do negócio. Portanto, esteja atento à produtividade das equipes e invista no uso da tecnologia. Além disso, faça campanhas de conscientização para que o consumo de energia e água seja feito de forma sustentável, bem como para que troquem os materiais descartáveis por bens reutilizáveis e duráveis.

Gostou do texto? Está a procura de mais informações sobre como fazer uma boa gestão financeira estratégica? Entre em contato conosco e fique por dentro dos cursos que você pode fazer para se capacitar sobre essas e outras questões voltadas para a administração do seu negócio!