Saiba como conduzir uma reunião de resultados com estas 9 dicas

Uma atuação cirúrgica do líder é essencial para o bom desempenho de toda a equipe. Ao mesmo tempo em que uma conduta agressiva pode desmotivar um profissional, uma gerência totalmente livre pode não garantir o alinhamento pleno para atender as demandas do projeto ou do cliente.

Nesse cenário, a reunião de resultados é uma das ferramentas que favorecem tal atuação. Além de todo o time ficar na mesma página, é possível definir metas para o futuro do negócio, oferecer uma visão mais ampla dos projetos e aproximar os líderes de seus liderados — o que certamente contribui para o engajamento e a produtividade deles.

Para ajudá-lo a conduzir uma reunião de resultados muito mais eficiente, confira as dicas que listamos neste artigo!

Qual é a importância das reuniões de apresentação de resultados?

Antes de explicar as melhores práticas para conduzir uma reunião de resultados, você precisa entender a importância desses momentos dentro da empresa. Basicamente, vale assinalar que eles são essenciais para orientar a equipe acerca das metas e resultados a serem alcançados.

Dessa maneira, se os colaboradores tiverem em mente o que é esperado das ações a serem executadas, eles contarão com mais autonomia e tomarão decisões melhores — caso seja necessário agir rapidamente. Confira outros pontos importantes.

Integração da equipe

Em uma reunião de metas e resultados, os profissionais têm a oportunidade de se unir para concretizar um objetivo em comum. Em tal situação, todos terão a liberdade de apresentar e discutir suas soluções, o que gera um senso de coletividade muito maior dentro do grupo.

Percepção do clima organizacional

O contato mais constante entre os colaboradores e seus líderes e gestores pode servir como um ótimo termômetro para medir o clima organizacional. Ânimos exaltados, tensões, inibições e conflitos nesses encontros podem ser indicativos de que algo não está bem.

Surgimento de novas ideias

Essa é uma excelente chance para ouvir as sugestões da sua equipe. Afinal, ver uma questão sob vários ângulos pode render soluções revolucionárias, que mudarão a perspectiva da empresa. Portanto, aproveite a oportunidade!

Resolução de pendências

A reunião de resultados também é bastante útil para que o líder resolva pendências como tarefas atrasadas, prazos apertados e eventuais problemas que possam estar adiando a entrega de algum projeto.

Como conduzir esse tipo de reunião?

É muito comum realizar um evento assim com determinado objetivo e ver que ele fugiu completamente da pauta e nada foi resolvido. Isso faz com que você perca tempo e desgaste a sua equipe.

Portanto, planejar bem o encontro e garantir que toda a pauta seja cumprida é um verdadeiro talento. Quer aprender a fazer isso? Continue lendo e confira as 9 dicas que separamos para você.

1. Organize os dados

Toda reunião deve ser muito bem planejada, em especial quando se deseja uma empresa data driven. Isso quer dizer que as decisões são tomadas a partir da análise minuciosa das informações coletadas e trabalhadas. É natural que quem lida com tais dados os entenda sem grandes explicações.

Porém, essa não é a realidade de toda a equipe, pois suas funções estão longe dessa avaliação de performance e dados. Por isso, seja objetivo e pertinente ao trazer um resumo e uma contextualização das informações. Selecione aquelas que vão agregar ao conhecimento dos colaboradores e apresente-as de forma organizada, de modo a “contar a história” desses resultados.

2. Preste atenção à linguagem corporal

Você já deve ter notado que algumas pessoas, quando contrariadas, têm a tendência de cruzar os braços ou cerrar os punhos. Esse tipo de expressão corporal deve estar o mais distante possível de seu perfil de liderança.

A linguagem corporal, na verdade, precisa ser usada para complementar a sua mensagem e mostrar que você está aberto a receber ideias ou aceitar feedbacks.

3. Mantenha uma periodicidade para as apresentações

Para uma atuação centrada no cliente e no projeto em questão, é indispensável que todos os colaboradores estejam alinhados aos mesmos objetivos. De nada adianta dois profissionais desempenharem bem suas funções quando, na verdade, elas estão se anulando. Nesse sentido, fazer a reunião de resultados com frequência é uma boa oportunidade para o negócio.

Sendo assim, combine com a equipe uma periodicidade para as apresentações — a cada 15 ou 30 dias, por exemplo, dependendo das pautas selecionadas para serem abordadas junto aos dados e gráficos.

4. Sugira deixar os dispositivos de lado

Apesar de computadores e smartphones auxiliarem o trabalho dos profissionais, tais dispositivos podem ser fontes de distração em reuniões. Por isso, antes de dar início ao evento, peça que todos desliguem esses aparelhos — salvo nos casos em que eles precisem ser utilizados para mostrar dados ou outras informações.

5. Não foque nas falhas de cada área

Evidenciar falhas o tempo todo pode ser bastante contraprodutivo. Essa conduta transmite a impressão de que a gestão deseja apenas delegar as consequências de certas decisões tomadas, sendo que, muitas vezes, os resultados são decorrentes do trabalho da equipe.

Se for necessário apontar alguns pontos de melhoria, faça isso em particular, com cada colaborador. O feedback construtivo e pessoal, feito individualmente, é mais válido para o crescimento do profissional.

6. Envolva toda a equipe no encontro de soluções

Da mesma forma que é fundamental ter tato para lidar separadamente com os colaboradores, isso também se aplica ao brainstorming para tomadas de decisões necessárias à área. Afinal, eles estão em contato próximo com o projeto e podem ter muitos insights valiosos para solucionar potenciais gargalos.

7. Vá direto ao assunto

Ao juntar diversas pessoas em uma sala, é comum que a conversa flua. Contudo, para otimizar a sua reunião, é crucial ir direto ao ponto. Se você perceber que as pessoas estão perdendo o foco ou muito prolixas, faça pequenas intervenções para não desperdiçar tempo ou fugir da pauta.

8. Estude os motivos do resultado

Não vá para o evento sem estudar o assunto. É imprescindível ter uma análise, ainda que resumida, do que deu certo e o que poderia ser evitado. Desse modo, será mais simples entender o que pode ser melhorado e como fazer isso.

9. Assuma os erros

Falhas acontecem e fazem parte do negócio. No entanto, é importante estimular a autorresponsabilização. Se algo está errado, geralmente é resultado de um conjunto de ações (incluindo as suas), que pode ter deixado de dar a atenção necessária para determinado setor, por exemplo. Portanto, lide com os erros objetivamente, assumindo-os e encontrando a melhor maneira de corrigi-los.

Fazer uma reunião de resultados do negócio não é uma tarefa complicada e pode favorecer consideravelmente o esforço em equipe! Tenha sempre em mente os indicadores de performance para alcançar os objetivos propostos e envolver os colaboradores para decisões mais certeiras. Não espere mais para colocar essas dicas em prática e ver seus resultados melhorando diariamente.

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